Documente generate automat

Pe lângă organizarea ÅŸi urmărirea activităţilor din cadrul organizaÅ£iilor sau managementul de documente, Fluxer.io poate veni în sprijinul Dumneavoastră ÅŸi prin generarea automată de documente.

În sistem sunt introduse ÅŸabloane de documente (template), iar în urma executării paÅŸilor fluxurilor documentele sunt generate prin înlocuirea câmpurilor predefinite din ÅŸablon cu datele culese din aceÅŸti paÅŸi.

Avantajul major al acestei funcÅ£ionalităţi este faptul că din momentul în care un astfel de ÅŸablon este modificat (de exemplu ca urmare a modificărilor reglementărilor), indiferent de cine ÅŸi cum operează în respectivul flux documentele generate vor fi bazate pe noul ÅŸablon. În plus, se diminuează probabilitatea apariÅ£iei de omisiuni sau de erori de operare, prin proiectarea judicioasă a paÅŸilor fluxurilor.

Şabloanele pot fi create/editate doar de către utilizatorii care au drepturi de administrare sau permisiuni de editare a şabloanelor. Astfel se evită modificările neautorizate, care ar putea duce la apariţia unor neconformităţi.

Pentru proiectarea ÅŸabloanelor de documente ataÅŸate unui flux sunt puse la dispoziÅ£ie câmpurile care au fost stabilite în paÅŸii de flux plus câteva câmpuri "de sistem" (data, ora, numele responsabilului, etc).

În funcÅ£ie de etichetele stabilite la proiectarea fluxului, documentele generate se organizează direct în folderele corespunzătoare.

AÅŸa cum am prezentat ÅŸi în secÅ£iunea "FuncÅ£ionalităţi", sistemul de foldere virtuale permite ca un anumit document să fie găsit în mai multe foldere, în funcÅ£ie de etichetele ataÅŸate. Astfel, de exemplu, o factură poate fi găsită în acelaÅŸi timp ÅŸi într-un folder în care documentele sunt organizate pe date, cât ÅŸi într-un folder în care documentele sunt organizate în funcÅ£ie de furnizor sau într-un folder care conÅ£ine documentele aferente unui proiect.