Management de documente versus stocare în cloud

Odată cu dezvoltarea activităţilor unei companii creÅŸte proporÅ£ional ÅŸi volumul documentelor procesate în vederea desfăşurării activităţilor zilnice. Deseori companiile optează pentru serviciile de stocare online, cum ar fi Dropbox, OneDrive sau Google Drive. Odată cu creÅŸterea volumului de lucru vor realiza că acestea, datorită faptului că oferă funcÅ£ionalităţi simple, de bază, nu le mai satisfac necesităţile de organizare a datelor. Aceste servicii se limitează doar la backup, stocare ÅŸi accesare a datelor din diferite locaÅ£ii, neputând satisface companiile care au nevoi complexe de gestionare a documentelor.

Atunci când decideÈ›i care dintre variante (stocare simplă online sau Fluxer.io) satisface cel mai bine nevoile specifice ale organizaÅ£iei, există câteva lucruri pe care trebuie să le luaÈ›i în considerare. Acestea includ criterii cum ar fi: cât de importante sunt documentele, pentru toate operaÈ›iunile dvs. comerciale È™i cât de rapid vă aÈ™teptaÈ›i să preluaÈ›i aceste documente pentru a vă facilita operaÈ›iunile de afaceri. Software-ul de gestionare a documentelor (DMS), Fluxer.io, a fost conceput pentru a vă facilita accesul la documente, a le edita È™i a le partaja colegilor sau clienÈ›ilor, oferind în plus ÅŸi instrumente utile precum: analiza datelor ÅŸi generarea de rapoarte, generarea automată a documentelor, stabilirea clară a traseelor documentelor în interiorul ÅŸi în exteriorul oragnizaÅ£iei, etc.. Iată doar câteva dintre avantajele specifice pe care le puteÈ›i obtine când alegeÈ›i  Fluxer.io pentru afacerea Dvs:

1.Organizare ÅŸi standardizare

Adoptarea unor ÅŸabloane de documente ÅŸi fluxuri de procese specifice fiecarei industrii în parte ÅŸi-au dovedit eficienÅ£a demult, indiscutabil. Obiceiurile vechi mor greu iar oamenii tind să-È™i păstreze propriile copii ale È™abloanelor sau să urmeze procesele mai mult sau mai puÈ›in în conformitate cu procedurile. Cu Fluxer.io vă asiguraÈ›i că sabloanele ÅŸi fluxurile de procese proprii sunt adoptate în întreaga organizaÈ›ie. Åžabloanele sunt centralizate, astfel încât versiunea actuală este uÈ™or accesibilă tuturor, iar prin automatizarea proceselor sunteÈ›i sigur că procedurile sunt urmate întocmai de către toÅ£i angajaÅ£ii.

2.Regăsirea rapidă a resurselor

Datorită etichetării metadatelor din documente, organizării în foldere virtuale ÅŸi a funcÅ£iei OCR - RecunoaÅŸtere Optică a Caracterelor (permite interpretarea textelor din imagini), Fluxer.io asigură regăsirea rapidă a documentelor pe baza cuvintelor-cheie (de exemplu, în mai putin de 3 secunde dintr-un numar de câteva zeci de mii de documente).

3.Securizarea şi controlul informaţiilor

Utilizatorii pot acorda sau restricÈ›iona accesul altor utilizatori la documentele stocate în sistem. Astfel se asigură o protecÈ›ie intrinsecă a documentelor, acestea putând fi editate sau vizualizate doar de către utilizatorii abilitaÈ›i. Documentele nu pot fi vizualizate sau modificate de utilizatori neautorizaÅ£i. InformaÅ£iile despre utilizatorii care au operat modificari vor fi salvate în istoricul documentului, ulterior fiind uÅŸor de regăsit ÅŸi verificat.

4.Gestionarea facilă a versiunilor

Când ne gândim la gestionarea documentelor, două etape critice ale ciclului de viață al documentelor pot fi dificil de controlat: revizuirea È™i aprobarea. Fluxer.io vă permite să vizualizaÅ£i ÅŸi să aprobaÅ£i documente electronice având garanÅ£ia că întotdeuna vizualizaÅ£i / editaÅ£i / aprobaÅ£i versiunile actuale ale documentelor. PuteÈ›i chiar să revizuiÈ›i, să modificaÈ›i È™i să colectaÈ›i comentarii de la colegi simultan, istoricul acÈ›iunilor È™i modificărilor efectuate de diferiÈ›i utilizatori ramânând înregistrat în Fluxer.io.

5.Integrarea cu alte aplicaţii

Integrare uÅŸoară cu alte sisteme informatice, surse de date externe etc. Sistemul poate fi extins, este asigurată comunicarea cu alte sisteme în ambele direcÅ£ii. Această conectivitate ajută la simplificarea fluxului de lucru ÅŸi la sporirea eficienÈ›ei. Sistemul este conceput modular, permiÅ£ând astfel adaptarea modulelor existente sau crearea de noi module în vederea adaptării la activitatea organizaÅ£iei.

Cu ajutorul Fluxer.io, organizarea È™i funcÈ›ionarea fiÈ™ierelor dvs. este foarte uÈ™oară È™i convenabilă. Atâta timp cât aveÈ›i o conexiune la internet, puteÈ›i să accesaÈ›i È™i să lucraÈ›i cu documentele dvs. oriunde vă aflaÅ£i, nefiind dependent de calculatorul din birou sau de accesarea fizica a documentelor. Dacă documentele dvs. sunt vitale pentru operaÈ›iunile dvs. de afaceri, atunci cu siguranță ar trebui să investiÈ›i în software-ul de gestionare a documentelor, Fluxer.io.