Organizează inteligent documentele şi activităţile firmei tale

Reducerea costurilor cu ajutorul Fluxer.io

13 February 2018, Tuesday

Importanţa utilizării software-ului de gestionare a documentelor (DMS) este dată de capacitatea de a centraliza întregul conținut informațional al oricărei organizații.

Reducerea costurilor cu ajutorul Fluxer.io

Printre cele mai mari invenÅ£ii dedicate lumii afacerilor se numără ÅŸi softul de management ÅŸi flux al documentelor, care în totalitate este conceput cu scopul de a ajuta companiile pe parcursul activităţii lor.

ImportanÅ£a utilizării software-ului de gestionare a documentelor (DMS) este dată de capacitatea de a centraliza întregul conÈ›inut informaÈ›ional al oricărei organizaÈ›ii. Pentru majoritatea organizaÈ›iilor, accesarea documentelor È™i a informaÈ›iilor companiei poate fi unul dintre cele mai dificile È™i provocatoare aspecte ale afacerii. DMS simplifică acest aspect prin direcÈ›ionarea documentelor de hârtie, ale e-mailurilor È™i ale fiÈ™ierelor de tip Microsoft Office într-un singur centru de stocare electronic, care economiseÈ™te bani si timp. Iată cateva dintre modalitățile prin care DMS vă poate reduce costurile semnificativ.

1. Reduce costurile cu hârtia È™i cu tipărirea inutilă a documentelor
Majoritatea companiilor au cheltuit pe hârtie si pe tipărirea documentelor sume importante, pentru ca angajaÈ›ii să introducă rapoarte, să elaboreze e-mailuri, să creeze declaraÈ›ii contabile È™i să facă o multime de alte rapoarte care ulterior urmau a fi tipărite si îndosariate.  Cu ajutorul DMS, toate acestea pot fi realizate digital È™i pot fi stocate cu uÈ™urință într-o singură aplicaÈ›ie.

2. Controlul versiunilor
În general, documentele trebuie să treacă prin diferite revizii È™i pe la mai multe persoane înainte ca acestea să fie aprobate. Orice modificare a unui document se materializează prin apariÈ›ia în sistem a unei noi versiuni. Toate versiunile vechi sunt păstrate, dar utilizatorii au acces doar la cea mai recentă versiune.  Acest lucru conferă control total asupra documentelor circulate în organizaÅ£ie ÅŸi elimină nevoia de mai mult spaÈ›iu de depozitare, economisind astfel ÅŸi mai mulÈ›i bani.

3. Eliminarea erorilor umane
Prin Fluxer.io se reduc semnificativ costurile generate de erorile manuale È™i umane. Sistemul va notifica acÅ£iunile intârziate, aprobarea/neaprobarea documentelor sau a operaÅ£iunilor, sarcinile trecute cu vederea etc. Aceste notificări reduc riscurile de apariÅ£ie a unor disfunctionalităţi generate de lipsa de comunicare. Notificările pot fi generate automat sub forma de e-mailuri, mesaje text ÅŸi ferestre de tip pop-up.

4. Optimizarea timpului de lucru
Sistemele de flux de proces urmăresc detaliile activităţilor, înregistrând cine ÅŸi când face ceea ce face. PuteÅ£i atribui sarcini ÅŸi date scadente ÅŸi puteÅ£i gestiona interdependenÅ£a în cadrul proiectelor pentru a vă asigura că totul este îndeplinit la termen. Dat fiind faptul că fluxul de sarcini ÅŸi activităţi al angajaÅ£ilor este automatizat, acest lucru reduce timpul necesar pentru gestionarea procesului, precum ÅŸi reducerea la minimum a potenÅ£ialului de eroare umană.

5. Creşterea productivităţii
Fluxer.io este o platformă de automatizare a fluxului de procese ce creează cadrul ÅŸi modul de lucru ideal pentru atingerea potenÅ£ialului maxim al fiecărui angajat în parte, conducând astfel la stimularea productivităţii prin monitorizarea în timp real, implicit crescând productivitatea angajaÅ£ilor.

telefon: (+4) 0771 655 017, (+4) 0723 345 915