Reducerea costurilor cu ajutorul Fluxer.io

Printre cele mai mari invenţii dedicate lumii afacerilor se numără şi softul de management şi flux al documentelor, care în totalitate este conceput cu scopul de a ajuta companiile pe parcursul activităţii lor.

Importanţa utilizării software-ului de gestionare a documentelor (DMS) este dată de capacitatea de a centraliza întregul conținut informațional al oricărei organizații. Pentru majoritatea organizațiilor, accesarea documentelor și a informațiilor companiei poate fi unul dintre cele mai dificile și provocatoare aspecte ale afacerii. DMS simplifică acest aspect prin direcționarea documentelor de hârtie, ale e-mailurilor și ale fișierelor de tip Microsoft Office într-un singur centru de stocare electronic, care economisește bani si timp. Iată cateva dintre modalitățile prin care DMS vă poate reduce costurile semnificativ.

1. Reduce costurile cu hârtia și cu tipărirea inutilă a documentelor
Majoritatea companiilor au cheltuit pe hârtie si pe tipărirea documentelor sume importante, pentru ca angajații să introducă rapoarte, să elaboreze e-mailuri, să creeze declarații contabile și să facă o multime de alte rapoarte care ulterior urmau a fi tipărite si îndosariate.  Cu ajutorul DMS, toate acestea pot fi realizate digital și pot fi stocate cu ușurință într-o singură aplicație.

2. Controlul versiunilor
În general, documentele trebuie să treacă prin diferite revizii și pe la mai multe persoane înainte ca acestea să fie aprobate. Orice modificare a unui document se materializează prin apariția în sistem a unei noi versiuni. Toate versiunile vechi sunt păstrate, dar utilizatorii au acces doar la cea mai recentă versiune.  Acest lucru conferă control total asupra documentelor circulate în organizaţie şi elimină nevoia de mai mult spațiu de depozitare, economisind astfel şi mai mulți bani.

3. Eliminarea erorilor umane
Prin Fluxer.io se reduc semnificativ costurile generate de erorile manuale și umane. Sistemul va notifica acţiunile intârziate, aprobarea/neaprobarea documentelor sau a operaţiunilor, sarcinile trecute cu vederea etc. Aceste notificări reduc riscurile de apariţie a unor disfunctionalităţi generate de lipsa de comunicare. Notificările pot fi generate automat sub forma de e-mailuri, mesaje text şi ferestre de tip pop-up.

4. Optimizarea timpului de lucru
Sistemele de flux de proces urmăresc detaliile activităţilor, înregistrând cine şi când face ceea ce face. Puteţi atribui sarcini şi date scadente şi puteţi gestiona interdependenţa în cadrul proiectelor pentru a vă asigura că totul este îndeplinit la termen. Dat fiind faptul că fluxul de sarcini şi activităţi al angajaţilor este automatizat, acest lucru reduce timpul necesar pentru gestionarea procesului, precum şi reducerea la minimum a potenţialului de eroare umană.

5. Creşterea productivităţii
Fluxer.io este o platformă de automatizare a fluxului de procese ce creează cadrul şi modul de lucru ideal pentru atingerea potenţialului maxim al fiecărui angajat în parte, conducând astfel la stimularea productivităţii prin monitorizarea în timp real, implicit crescând productivitatea angajaţilor.